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105年7月修訂

一、   臺南巿永康區戶政事務所(以下簡稱本所)為辦理檔案法第十七條至第二十一條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條,以及其他相關法令有關檔案開放應用事項,特訂定本作業規定。
二、   申請閱覽、抄錄或複製本所檔案,應填具申請書(附件1),或以書面載明規定事項向本所申請,申請書送達方式以親自持送、本所網站線上申請或以郵寄通訊為之;未以申請書申請者,受理單位應告知其應以書面申請。
三、   應用本所檔案應填具申請書,或以書面載明下列事項:
(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
(二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任書(附件2);如係法定代理者,應敘明其關係。
(三)申請項目。
(四)檔案名稱或內容要旨。
(五)檔號。
(六)申請目的。
(七)有使用檔案原件之必要者,其事由。
(八)申請日期。
四、   受理單位受理申請後,應審查申請案件,如認其不合規定程式或資料不全者,應通知申請人於7日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請。
五、   本所檔案應用准駁,應依檔案法第十八條,政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條、以及其他法令規定辦理。
六、   本所對於前點申請案件之准駁,應自受理之日起三十日內,以書面通知申請人。其駁回申請者,並應敘明理由。以電子傳遞方式請求應用檔案或於申請書上註明電子傳遞位址者,審核通知書得以電子傳遞方式為之。如有補正資料者,自申請人補正之日起算。
七、   經核准應用檔案者,受理單位應於審核通知書(附件3)中載明核准應用檔案之意旨、檔案應用方式與時間及處所、檔案應用注意事項及收費標準,以及應攜帶相關證明文件。
八、   核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。受理單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單(附件4)告知申請人。
九、   申請人至本所應用檔案時,受理單位業務承辦人員應查驗其審核通知書及身分證明文件或委任書;並完成登記程序後,始得進入檔案閱覽處所。
十、   受理單位業務承辦人員應陪同並協助申請人閱覽、抄錄或複製檔案,如有飲食、吸煙、破壞環境整潔或妨害安寧等情事,應予勸告制止,經勸告制止仍不聽從者,應終止其閱覽,並紀錄之。
十一、  受理單位業務承辦人員應告知申請人,抄寫檔案時不得使用墨汁或墨水。
十二、  申請人閱覽、抄錄或複製檔案如有下列情事之一,受理單位業務承辦人員應終止其閱覽、抄錄或複製檔案行為,並紀錄之。涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。
(一)有添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(二)拆散已裝訂完成之檔案。
(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
(四)未經許可,擅自持卷宗資料之一部分或全部帶離閱覽處所。
十三、   申請人應用檔案應於當日歸還,如未能於當日應用完畢者,受理單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,另日再行調閱。
十四、   檔案應用完畢,受理單位應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形;如有第十二點各款情形,應於檔案應用簽收單註記後,並依第十二點第一項規定辦理。
十五、   申請人閱畢檔案應歸還受理單位並經點收無訛後,受理單位應於檔案應用簽收單上註記還卷並將一聯交付申請人。
十六、   申請閱覽、抄錄或複製檔案經核准者,依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收取費用,並開立收據併同檔案複製品,交予申請人。如另需提供郵寄服務者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費新臺幣五十元。
十七、  光碟、微縮片等特殊媒體檔案,其申請程序亦同。
十八、  本規定事項如有未盡事宜,得隨時修訂之。